Laura Keskinen & Saara Kontiainen

Kirjoittajat ovat muutoksessa luovivia opiskelijoita Tampereen ylipistosta

Tampereen yliopiston tietohallinto pyysi meitä opiskelijoita toteuttamaan muutosviestintäprojektia, jonka tarkoituksena oli kertoa uudistuvien sähköisten palveluiden toiminnasta jatkossa. Opiskelijoiden hyödyntäminen tämän kaltaisissa projekteissa on hyvä veto, sillä olemmehan opiskelijan arjen asiantuntijoita. Ennen projektimme alkua muutoksista oli jaettu tietoa mm. Yliopiston Intranetissä. Tiesimme kuitenkin heti, etteivät opiskelijat ole kovin ahkeria intran seuraajia, eikä siellä jaettu viesti tavoita laajaa opiskelijajoukkoa. Tietohallinto toivoi meidän myös toteuttavan pop up -tapahtumia, joissa tavoittaisimme opiskelijoita.

Sähköisten palveluiden muutos koski kokonaisuudessaan noin 40 000 henkilöä. Näin valtavaa ihmismäärää ei ole mahdollista eikä kannattavaa koittaa tavoittaa pelkästään pop up –tilaisuuksilla. Aloimme keskustella ryhmämme kanssa siitä, mistä itse lähtisimme tietoa hakemaan. Totesimme, että ensimmäisenä käännymme joko kavereiden tai ainejärjestöjen ja kiltojen puoleen. Luotamme kaikki ensisijaisesti vertaistukeen. Näin isossa muutoksessa tieto ei välttämättä kuljekaan eteenpäin tai se voi vääristyä matkalla. Halusimme varmistaa, että tieto on yhtenäistä ja helposti jaettavissa ainejärjestöjen ja kiltojen kanavissa. Siispä kokosimme yhteen faktatiedot muutoksista mahdollisimman selkeässä muodossa ja lähetimme opiskelijajärjestöille valmiit kuvat jaettavaksi omissa somekanavissaan, kuten Instagramissa ja Facebookissa.

Juuri kuuntelemisessa piileekin muutospuheen taika. Aina ei tarvitse olla valmiita vastauksia – kuunteleminen riittää.

Olivatpa tunteet ja ajatukset millaisia hyvänsä, me luonnollisesti haluamme puhua niistä.

Muutosviestintäprojektin aikataulu oli hyvin tiivis. Ennen joululomia lähetimme muutosinfopaketin ainejärjestöjen ja kiltojen viestintävastaaville. Tammikuun toisella ja kolmannella viikolla jalkauduimme uuden korkeakouluyhteisön kampuksille karkkien kera.

Pop up –tapahtumissa huomasimme, että muutoksesta puhuminen ääneen oli useille hyvin tärkeää. Muutosta saatettiin ihmetellä tai jopa kauhistella. Jokaisella oli tarve puhua omista kokemuksistaan ja tulla kuulluksi. Joku halusi kertoa siitä, kuinka sähköposti ei toimi. Toinen kertoi, ettei pysty yhdistämään laitteitaan kampuksen wifiin. Useat sanoivat, että mitään ongelmia ei ole muutoksessa tullut vastaan. Jaoimme itsekin omia kokemuksiamme ja vinkkejämme palveluiden kanssa luovintaan.

Kaikki me koemme muuttuvissa tilanteissa monenlaisia tunteita. Muutos voi olla kauan kaivattu ja odotettu ja se voidaan vastaanottaa innosta hihkuen. Tosinaan tieto muutoksesta saa meidät huokaamaan ”Eikä, taasko?”. Kun tutussa ja turvallisessa ympäristössä alkaa myllerrys, on ihan tavallista kokea myös muutosvastarintaa. Muutos keikautti yliopiston ihmisten arkea ja vaikutukset olivat suorat. Tampereen yliopiston tietohallinto toteutti yhden Suomen suurimmista sähköisten palveluiden muutoksista, joka koski satoja eri alustoja ja kymmeniä tuhansia opiskelijoita ja henkilökunnan jäseniä.

Muutos eivätkä sen vaikutukset olleet yksilöiden hallittavissa. Muutoksen vastustaminen ei kuitenkaan tässä tilanteessa auttanut. Sähköisten palveluiden muutos oli yksi pala isossa muutospalapelissä. Kävimme pop up -pisteillämme monenlaisia keskusteluja ja kuuntelimme ihmisten ilot ja surut. Huomasimme, että muutos silti koskettaa meitä yksilöinä, vaikka tunteet ja mielipiteet eivät aina ailahdelleetkaan ääripäästä toiseen. Onkin hyvä muistaa, että olipa muutos iso tai pieni, sen vaikutukset koetaan yksilötasolla. Olivatpa tunteet ja ajatukset millaisia hyvänsä, me luonnollisesti haluamme puhua niistä.

Halusimme viestinnässämme korostaa sitä, että olemme kaikki samassa veneessä, eikä ahdistuksen kanssa tarvitse jäädä yksin. Vertaistuen saamisen merkitys oli välittömästi havaittavissa. Kohtaamisissa ärtymys ja epävarmuus muuttuivat usein helpotukseksi ja hyväksi mieleksi. Kaikkia tietoteknisiä ongelmia emme osanneet pop upeillamme ratkaista, mutta osasimme ohjata avun tarvitsijat ammattilaisten luo IT-helpdeskille. Ennen kaikkea osasimme kohdata toiset opiskelijat ja kuunnella heidän tarpeitaan. Näkisimme, että muutosviestintäprojektimme suuri päämäärä oli avun tarjoaminen ja sen tekeminen näkyväksi. Meille oli vertaisina helppo puhua karkkipaperia avatessa ja meillä oli aikaa ja halua kuunnella.

Juuri kuuntelemisessa piileekin muutospuheen taika. Aina ei tarvitse olla valmiita vastauksia – kuunteleminen riittää.